Bilgi İşlem ve İstatistik Şubesi

Reyhan YARIŞ
Bilgi İşlem ve İstatistik Şube Müdürü
E-Posta : Bu e-Posta adresi istek dışı postalardan korunmaktadır, görüntülüyebilmek için JavaScript etkinleştirilmelidir

Bilgi İşlem ve İstatistik Şube Müdürlüğünün Görevleri

Sağlık Bakanlığı'nın “Sağlık Hizmetlerinin Yürütülmesi Hakkındaki Yönerge”sinde, Bilgi İşlem ve Sağlık İstatistikleri Şube Müdürlüğü'nü aşağıdaki görevleri yerine getirmekle yükümlü kılmıştır.

1- Yıllık hizmet plan ve proğramlarını hazırlamak, uygulamak, uygulatmak, denetlemek ve değerlendirmek.

2- Hizmetlerin gerçekleşmesi için lüzumlu insan gücü planlamasını, ilgili şube ile işbirliği içerisinde yapmak, planlamanın gerçekleşmesi için gereken tedbirleri almak,

3- İlgili şahıs, bilgili şahıs ve birimlerle işbirliği içerisinde, personelin sağlık istatistikleri konusunda toplu, ferdi veya kurumsal hizmet içi eğitimlerinin plan ve programını yapmak, bu plan ve programın gerçekleşmesini sağlamak,

4- Bakanlıkça tespit edilen esaslar çerçevesinde, resmi ve özel sağlık kurum ve kuruluşlarından doğrudan veya ilgili birimlerce derlenen istatistiki bilgileri toplamak, gerekli kontrolleri yapmak ve değerlendirmek.

5- Kaynaklardan gelecek bilgi akımının belirtilen süre içerisinde yapılması için gerekli işlemleri yapmak, aksaklıkları önlemek, bu bilgilerin zamanında gerekli yerlere aktarılmasını sağlamak.

6- Bilgi toplamada görülen aksaklıkları ve değerlendirmede ortaya çıkan hizmeti olumsuz yönde etkileyici hususları zamanında Sağlık ve Sosyal Yardım Müdürüne aktarmak.

7- Hizmet araştırmaları planlamak, gerçekleştirmek, bu konuda yapılan çalışmalarda görev almak,

8- Aylara ve yıllara göre mevcut verilerle olması gereken verileri karşılaştırmak ve saptanan sorunların nedenlerini araştırmak,

9- Hizmetleri yansıtıcı mukayeseli tablo ve grafikler düzenlemek.

10- Hizmet gereği bulundurulması gerekli diğer kurum ve kuruluşlara ve bunların çalışmalarına ait istatistiki bilgileri toplamak.

11- Kullanılacak istatistiki formların zamanında temin edilmesi, stoklanması ve dağıtımını organize etmek, şube bünyesinde kalan formları düzenli dosyalamak ve arşivlemek.

12- Yıl sonlarında şubenin yıllık çalışma raporunu ve gelecek yılın çalışma programını hazırlamak.

13- İlin yıllık Sağlık İstatistik Bültenini hazırlamak ve gerekli yerlere göndermek.

14- Bakanlık merkez teşkilatı ile sağlık müdürlükleri bünyesinde güncel bilgi toplanması amacıyla, bütün şubelerin çalışmalarını (Veri girişlerini) bilgisayar ortamında hazırlamak ve icmallerin transferlerini eksiksiz bir şekilde Bakanlığa ulaştırmak.

15- Kurumlara bilgisayar desteği sağlayarak, ağ oluşturmak, birimlerin bilgisayar ile ilgili sorunlarını çözmek,

16- Bakanlık emirlerinin ilgili kurumlara ulaşmasını sağlamak.

17- Sağlık Müdürünün verdiği diğer görevleri yapmak.

Öngörülen bu görevleri 1995-1996 yıllarına kadar klasik anlamdaki yöntemlerle yerine getirilmekte idi. Ancak teknolojinin sunduğu imkanları değerlendiren Sağlık Bakanlığı Sağlık Projesi Genel Koordinatörlüğünün alt yapısını oluşturduğu ve tüm ülke düzeyinde kullanımı sağlanan elektronik ortamda veri girişi ve değerlendirme çalışmalarına başlanıldığından görevlerine yenileri eklenmiştir.

1- 1996 yılında Bakanlıkta makam onayı ile kurulan Veri Toplama Formları Koordinasyon Komisyonunca yeniden belirlenen veri toplama ve bildirim formlarının ilgili kurum ve kuruluşlara tanıtılmasını sağlamak,

2- Bakanlığın zaman zaman düzenlediği eğitimlere katılan Müdürlüğümüz elemanları vasıtasıyla veri toplayan tüm personele Sağlık Enformasyon Sistemi ‘nin (SES) kurallarının anlatılması.

3- 1997 yılında hayata geçirilen ve SES' in ilk aşaması olan Temel Sağlık İstatistikleri Modülü ‘nün (TSİM) teşkilata tam olarak yerleşmesini sağlama çalışmalarını sürdürmek.

4- Birinci basamak sağlık kuruluşları için Bakanlığın başlattığı çalışmaların ilimizde alt yapısının oluşturulmasını sağlamak,

5- TSİM kapsamında elektronik ortamda kayda alınan verilerin süresi içerisinde Bakanlığa modem hattından transferini gerçekleştirmek.

6- İlgili tüm personelin bu konulardaki bilgi eksikliğini gidermek, mevcut bilgilerin canlılığını korumak ve istatistiki çalışmaların önemi konusunu uygun ortamlarda ve her fırsatta anlatmak.

7- Şubemizdeki faaliyetlerle ilgili olarak Sağlık Müdürü ve ilgili Şube Müdürlerini bilgilendirmek ve yapılacak işlerde istatistiklerin dikkate alınmasını sağlamak.

8- Kurumlardan gelen aylık çalışmaların değerlendirilmesinin yapılarak, sonucunun geri bildirimde bulunulması

Bilgi İşlem ve Sağlık İstatistikleri Şubesine gönderilen aşağıdaki formların gerekli kontrolünü yaptıktan sonra TSİM'e kaydetmek.

a) Form 023 ( Sağlık Ocağı Aylık Çalışma Formu)

b) Form 018 ( Bildirimi Zorunlu Olmayan Hastalıklar Formu)

c) Form 113 ( Aylık Kan Çalışmaları Formu)

d) Gelir-Gider Bilgi Formu

e) Acil Kurtarma Formu

f) İl Koordinasyon Formu

g) 002-003 Nüfusun Yaş ve Cins Gruplarına Dağılımı

h) Ölüm Vesikası İstatistik Fişleri

BAŞARI İÇİN HEDEFLENENLER VE YAPILMASI GEREKENLER:

Her yıl eksiklik ve hatalar belirlenerek, daha önceden belirlenmiş belli periyotlarla bunlarla ilgili yerinde hizmet içi eğitimlere devam etmek ve bu şekilde sahada çalışan personelle daha sıcak ve verimli diyaloglar kurmak.

• Sağlık hizmetlerinde görevli tüm personeli istatistiğin önemine inandırmak,

• Personele sağlıklı kayıt tutulması ve veri (doğru, tam, güvenilir, kullanılabilir ve yararlı) toplama yollarını öğretmek,

- Bunları uygulamanın yolunun da her yıl mutlaka düzenli ve planlı bir şekilde hizmet içi eğitimlerin devamlılığıdır. (Şube olarak 2005 yılı eğitim programımız hazırlanıp, Eğitim Şubesine verilmiştir.) Her yıl düzenli olarak yapmayı planladığımız bu eğitimler, birinci basamak sağlık kurum ve kuruluşların yanı sıra yataklı tedavi kurumları, diyaliz merkezleri ve ilgili kurum ve kuruluşları kapsar şekilde devam edecektir.

• Tüm kurum, kuruluş ve birimle, şubemizle ilgili görevlerin yerine getirilmesinde, koordineli bir çalışma içerisinde olmak, gerekli planlamayı ortaklaşa yapmak çalışmalarda devamlılığı ve sonuç almayı sağlamak,

- Sağlık personeli ve mahalle muhtarlarının istatistiki verilerin toplanması noktasında, ortak çalışma yapmaları için ilk adım olarak, yerel yönetimlerle (Konya Muhtarlar Derneği Başkanlığı ve Konya Büyükşehir Belediyesi Bilgi İşlem Dairesi) görüşmeler yapılmıştır. Bu çalışmalara yönelik olarak da Büyükşehir Belediyesinin Konya merkezde bulunan 266 adet muhtarlığa vermiş olduğu bilgisayar ve muhtarlık otomasyon programı alt yapısında, Sağlık Bakanlığı TSİM programına uygun, program yazılımı için gerekli çalışma başlamıştır.

- Konya merkez ilçe muhtarlıklarında bu program işler hale geldiğinde işleyişinde ortaya çıkan aksaklılar giderilmeli ve daha yaygın bir şekilde, Konya genelinde bulunan tüm muhtarlıkların kullanımının sağlanması için gerekli idari ve mali destek ilgili kurum ve kuruluşlarca sağlanmalıdır.

• Şubemizle ilgili görevlerin yerine getirilmesinde, ilgili birimden gerekli araç, gereç ve malzeme desteğini almak ve bu desteği müdürlüğümüze bağlı birinci basamak sağlık kuruluşlarına yansıtmak,

• Hala aylık çalışma formlarının düzenlemesini ve diğer yazışmalarını elle yapıp müdürlüğümüze gönderen birinci basamak sağlık kurum ve kuruluşları vardır.
• Sağlık müdürlüğü olarak her sağlık ocağına en az bir bilgisayar alıp, donanımını kuracak imkanımızın olduğu inancıyla, her sağlık ocağına bu hizmetin verilmesinin zorunluluğuna inanıyoruz.

Bilgi-İşlem ve sağlık İstatistikleri Şubesi olarak görevlerimiz arasında yer alan verilerin toplanması, bunların istatistiksel düzenlenmesi, bilgi olarak depolanması ve işlenmesi için, şubemiz ve diğer ilgili şubelerle, temel sağlık hizmeti veren birinci basamak sağlık kurum ve kuruluşlarına, bilgisayar programı ve donanımı için destek sağlanmalıdır. Bunlarla ilgili olarak TSİM/WEB programı için, Sağlık Bakanlığı Bilgi İşlem Daire Başkalığına “Müdürlüğümüz, TSİM/WEB programı çerçevesinde, TSİM 'e veri girişi yapılan birinci ve ikinci basamak sağlık kurum ve kuruluşlarına ait tüm formlar, ilgili kurum ve kuruluşlar tarafından A4 formatında hazırlanarak, Disket veya CD ile müdürlüğümüze ulaştırıldığında, TSİM ortamına kopyala-yapıştır ile aktarılabilecek şekilde TSİM Programında değişiklik yapılması, Veya tüm yukarıdakilerin yerine TSİM/WEB programı müdürlüğümüze bağlı birinci ve ikinci basamak sağlık kurum ve kuruluşlarına uygun hazırlanmalı, bu kurum ve kuruluşlar Internet ortamında kendilerine ait şifre ile ilgili sayfaya girerek, geçici “Ön Kayıt” sistemi ile verilerini kaydedip çıktı alabilmeli, bu kayıtların müdürlüğümüzdeki ilgili şubeler tarafından kontrolü yapılıp, varsa yanlışlıklar düzeltildikten sonra, “Son Kayıt” olarak bakanlığın TSİM/WEB programına aktarılabilmesi, TSİM/WEB programına geçişde pilot bölge uygulaması yapılacaksa, Konya İl Sağlık Müdürlüğü ‘nün bu kapsam içine alınması, Oluşturulacak olan TSİM/WEB programı çerçevesinde Bilgi- İşlem ve Sağlık İstatistikleri Şubesi, diğer ilgili şubeler ve birinci basamak sağlık kuruluşlarının Bilgisayar araç parkı, ÇKYS de olduğu gibi Sağlık Bakanlığı tarafından en son teknoloji ve kapasiteye sahip tek tip model bilgisayar donanım ve ağı ile yenilenmesi, Sağlık Bakanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığında, TSİM Programının kullanılmasında ortaya çıkabilecek her türlü aksaklık ve problemin iletilebileceği bir sistem oluşturulması, buraya e-posta, Fax ve Telefonla taşradan problem ve aksaklıklar iletildikten sonra, sorunların ilgili sağlık kurum ve kuruluşların işleri aksamayacak şekilde en kısa sürede çözülmesi,

“Özetle Böyle bir Program oluşturulması durumunda;

- İnsan gücü yerine, Bilgisayar teknolojisinin kullanılmış olacağı,

- Az sayıda personelle daha rantabıl işleyişin sağlanacağı,

- Kısa sürede daha sağlıklı bilgi ve veri akışı sayesinde, iş verim artışının sağlanacağı,

- Periferden merkeze doğru bilgilerin kontrolü ve bir önceki verilerle mukayesesinin daha kolay ve hızlı bir şekilde yapılabileceği,“görüşündedir.” içerikli 23/07/2004 tarih ve 022744 sayılı yazı ile, Bilgisayar ve donanım temini için Müdürlüğümüz İdari ve Mali İşler Şubesi ile 23/08/2004- 29/09/2004 tarihli yazılarla gerekli yazışmalar yapılmıştır.